社宅代行サービスとは？企業が取り入れるメリット・デメリットも解説

社宅をご検討中の企業の方であれば、もしかしたら、社宅代行サービスという言葉を耳にしたことがあるかもしれません。
しかし、社宅代行サービスがどんなサービスなのか、よく知らないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社宅代行サービスがどのようなものなのか、そして、利用するメリットやデメリットについても解説します。

社宅代行サービスとは何か

そもそも社宅には2種類あり、企業が保有している「社有社宅」と企業が家主から物件を借り上げて従業員に貸し出す「借り上げ社宅」が挙げられます。
そして、社宅代行サービスとは、企業の社宅管理業務を専門業者が代行するサービスのことです。
社宅となる物件を探すところから、契約・解約、入退去の管理までをトータルして業者が対応してくれるのです。
そんな社宅ですが、管理をするためには不動産の専門知識が必要になり、家主や管理会社とのやり取りをおこなわなくてはなりません。
また、従業員が多ければ多いほど管理は大変になり、複雑化していきます。
このような社宅の複雑な管理を、トータルで対応してくれるのが、社宅代行サービスです。

社宅代行サービスができた背景

そんな社宅代行サービスですが、1990年代中頃の経済環境の変化を背景に誕生しました。
この頃、自社での社宅管理の負担が明るみに出てきたことと同時に、従業員のライフスタイルの多様化によって、住居サポートへの柔軟な対応が求められるようになりました。
しかし、企業は本業と並行しながら社宅の管理をおこなわなくてはならず、負担が増大していたのです。
そのため、本業への集中と業務効率化の要求も強まり、専門業者への外部委託ニーズが増大してきました。
そういった背景から、企業の負担を軽減しつつ、効率的な社宅管理を実現する社宅代行サービスが誕生したのです。

社宅代行サービスの概要

まず社宅のなかでも、「社有社宅」においては以下の4つが挙げられます。

●社宅の資産管理
●社宅の設備管理
●従業員の入退去管理
●転用時のサポート

なお、代行サービスのなかには社宅の管理だけではなく、会社所有の社宅を賃貸用として転用する際にサポートしてくれるところがあります。
また、「借り上げ社宅」においては、主に以下の4つのサービスをおこなっています。

●物件の紹介
●契約および解約の管理
●従業員の入退去管理
●家賃の支払いおよび入金管理

以上のように社宅の管理から、従業員の入居手続きの代行、家賃の支払いや精算業務の代行といったものまで幅広く対応します。
そのほかにも、物件の修繕やメンテナンス対応、定期的な点検や緊急時の対応もおこなうなど、入居者の快適な住環境を維持しているのです。
これらのサービスにより、企業は社宅管理の負担を軽減し、本業に集中できるようになります。
先述したように、業者や社宅の種類によってサービス内容が異なるため、よく確認してから契約しましょう。

社宅代行サービスを利用するメリットとは？

前の章で、社宅代行サービスができた背景や、サービスの主な内容を述べてきましたが、具体的なメリットとはどのようなものでしょうか。
以下の3つの観点からメリットについて解説します。

業務を効率化できる

一般的に、社宅を持っている企業であれば、企業規模が大きくなるほど社員数が増え、管理する社宅の数も増えます。
先述したように、社宅の管理にはさまざまな業務があるため、管理する担当者の負担も膨大になると考えられます。
また、入居する従業員の契約内容や更新時期などは個々で異なるため、社員するが増えればそれだけ抱える業務も多様化するでしょう。
このような状況において、社宅代行サービスを利用することにより、窓口一つで社宅管理業務を完結できるので業務の効率化が図れます。
社宅管理に関わる業務量を大きく削減することで、空いた時間を他の業務に充てることも可能です。

コスト削減

2つめのメリットとして、企業側が負担するコスト削減が挙げられます。
社宅管理業務には、不動産契約に関する知識が求められます。
そのため、企業が自分で管理業務をおこなうとなると、資格や知識をもった人材の獲得のほか、教育コストがかかってしまうでしょう。
そのほかにも、入居者は物件退去時に、部屋の損耗状況に応じて敷金から精算をおこなうことになります。
しかし、個別に適正な原状回復費用になっているか判断することは、素人の目では容易ではありません。
このような場合にも、社宅代行サービスを利用することで、専門知識の必要な原状回復費の適正化が可能になります。
結果として、企業側が負担する費用を抑えることができ、コスト削減につながるでしょう。

窓口を一本化

自社で社宅を管理する場合、賃貸契約を結ぶ家主と直接連絡を取ることや、複数の部署や担当者間での連絡調整が必要な場面も出てくるでしょう。
このような場面においても、社宅代行サービスを利用することで、社宅に関するすべての問い合わせや手続きを一つの窓口で対応できるようになります。
また、入居者となる従業員側からみても、社宅に関するさまざまな相談や手続きなどを一つの窓口でおこなえるため、利便性が大幅に向上するでしょう。
さらに、企業は窓口が一本化されることで情報を集約することができ、社宅に関する全体的な状況把握もしやすくなります。

社宅代行サービスを利用するデメリット

社宅代行サービスを利用する際に考えられるデメリットには以下の3つが挙げられます。
サービス導入の前に適切な対策をおこなうことで、デメリットを減らし、社宅代行サービスの導入効果を活かせるようにすると良いでしょう。

社宅管理委託費用がかかる

住宅代行サービスを利用する際には、企業が社宅委託費用を負担しなければなりません。
自社で管理する場合と比較すると、全体的なコスト削減にはつながりますが、委託費用というコストがかかってしまう点には注意が必要です。
また、社宅委託費用はどの程度の内容を委託するかによって、大きく変化します。
とくに、中小企業や社宅数が少ない企業では、この委託費用が従来の自社管理時のコストを上回る可能性があります。
よって、社宅委託費用と期待される効果やコスト削減効果を比較検討したうえで、社宅代行サービスの導入を検討することが不可欠です。

個人情報の漏えいリスクがある

社宅管理代行サービスの利用では、社外への外部委託となるため、企業情報や社員の個人情報も提供することになります。
企業の人事戦略や福利厚生制度といった機密情報のほか、従業員の氏名、住所、家族構成、収入など多くの個人情報などです。
社宅管理代行サービスを利用することで、このような重要な情報が、災害やウイルスの影響によって漏洩に至る可能性も高くなります。
そのためサービス利用の際には、個人情報漏洩のリスクを少しでも抑えるためにもサービス会社の管理体制や、セキュリティ内容を確認する必要があります。

社内にノウハウを蓄積できない

社宅代行サービスに限った事ではありませんが、社内の業務を外部に任せると、負担が軽減される一方、人材育成や社員の経験値向上は期待できません。
また、社内に社宅管理に関するノウハウが蓄積されず、業務の実態を把握できなくなることも懸念されます。
このように、社宅代行サービスの利用は短期的な効率化をもたらす一方で、長期的には企業の社宅管理能力の低下につながる可能性があります。
このような状況にならないためにも、社宅代行サービス利用の前には管理業務のうち、何をどこまで委託するかをよく検討しましょう。

まとめ

社宅代行サービスとは、企業の社宅管理業務を専門業者が代行するサービスで、企業の管理業務の負担軽減に効果的な方法として注目を集めています。
メリットは、業務の効率化、コスト削減、窓口の一本化で、デメリットは、社宅管理委託費用の発生、個人情報漏えいのリスク、社内でのノウハウ蓄積の困難さがあります。
これらのデメリットを軽減するためには、サービス利用前に費用対効果の検討、セキュリティ体制の確認、委託範囲の慎重な選定をおこなうことが重要です。